Automatización robótica de procesos: automatizar procesos con robots de software

¿Qué es RPA? La automatización robótica de procesos, también conocida como RPA para abreviar, ayuda con la automatización de procesos digitales. Este tipo de automatización de procesos ha ganado gran popularidad en los últimos años. Veamos en qué consiste Robotic Process Automation, qué es RPA.

Definición de automatización robótica de procesos (RPA)

RPA significa la automatización de procesos empresariales utilizando robots de software. Por tanto, los procesos se llevan a cabo mediante un robot digital. Este robot debe entenderse más como una pieza de software, y menos como un robot físico.

La automatización robótica de procesos es la automatización de procesos controlada por robots.

Los bots de RPA funcionan mediante procesos estructurado, repetitivos y basados en reglas. Al hacerlo, acceden a la interfaz de usuario (GUI, Graphical User Interface). El robot actúa exactamente como lo haría un humano, y realiza clics y acciones directamente en la interfaz de usuario. Hoy, el desarrollo de la tecnología permite la integración del aprendizaje automático (Machine Learning) o la inteligencia artificial (IA). Los procesos complejos también se pueden automatizar de esta manera.

¿Qué puede hacer un robot RPA?

Cualquier proceso se puede automatizar con la ayuda de un robot de software. Sus “habilidades” en el campo de la automatización son las siguientes:

  • Abrir y leer correos electrónicos o documentos.
  • Procesamiento de tablas de hojas de cálculo o sistemas ERP.
  • Escribir correos electrónicos.
  • Rellenar y copias tablas o sistemas.
  • Realizar cálculos.
  • Acceder a cualquier sistema o sitio web.
  • Iniciar sesión en sistemas o buzones de correo electrónico.

Los robots RPA realizan exactamente el proceso que se modeló previamente. Por tanto, antes de utilizar un robot, se debe documentar el proceso a realizar y, luego, “diseñarlo” para el robot.

Ejemplos de automatización robótica de procesos

La RPA se puede utilizar independientemente de las industrias y áreas de la empresa. En casi todas las áreas de una empresa existen procesos que son aptos para la automatización. Una buena regla general es: siempre que los sistemas informáticos o los documentos digitales se procesen de una manera basada en reglas, un robot RPA puede proporcionar soporte.

Los procesos automatizados habituales son, por ejemplo:

Finanzas

  • Procesos de compra a pago (por ejemplo, facturación o verificación de proveedores).
  • Procesos de pedido a cobro (por ejemplo, preparación de ofertas o comparación de precios).
  • Procesos de registro a informe (por ejemplo, estados financieros o gestión de datos).

RRHH / Recursos Humanos

  • Proceso de incorporación (por ejemplo, ingresar datos del contrato, crear el usuario y la dirección de correo electrónico, información para el departamento de nómina).
  • Gastos de viaje (por ejemplo, revisión y aprobación de gastos de viaje).
  • Gestión de datos maestros (por ejemplo, cambio de direcciones, datos bancarios o nombres).

Tenemos más procesos de RPA en el artículo: Procesos de RPA: ¿qué procesos son adecuados?

Requisitos para RPA automatización robótica de procesos

No todos los procesos pueden ser automatizados por robots de software. Y tampoco todas las automatizaciones dan resultado. Nuestra regla general es que los procesos automatizados deberían dar sus frutos después de al menos 6-7 meses. En otras palabras, el ROI (retorno de la inversión) debería ser de 6-7 meses.

Dos requisitos importantes para RPA son:

#1 El proceso se basa en reglas

Podemos saber fácilmente si un proceso está basado en reglas si sigue las funciones Si – Entonces.

Ejemplo: Si llega un correo electrónico a un buzón, abrir este correo electrónico. Si este correo electrónico tiene un archivo adjunto, leer el contenido. Si el contenido es un pedido, ingresar los datos del pedido en el sistema ERP.

Los procesos basados en reglas se pueden automatizar casi al 100%. El bot de RPA puede llevar a cabo estos procesos de forma independiente.

#2 Hay entrada digital

Las entradas digitales son archivos que se pueden abrir y leer en un ordenador portátil o de sobremesa. Esto puede, por ejemplo, ser documentos PDF, archivos de hoja de cálculo o páginas web. Las notas escritas a mano y los documentos escaneados no son entradas digitales. Las notas escritas a mano son especialmente difíciles de leer para el robot RPA. Pero incluso en este caso, hay opciones para el procesamiento por un robot de software. El robot puede utilizar reconocimiento óptico de caracteres (OCR, Optical Character Recognition) para documentos de máquina escaneados.

Hemos registrado más requisitos en nuestro artículo: Requisitos de RPA.

RPA en acción

El uso de la automatización robótica de procesos ayuda a automatizar los procesos. RPA alivia a los empleados y aumenta la velocidad de los procesos. Antes de usar RPA, es importante elegir los procesos correctos. Si los procesos cumplen los requisitos, el uso de RPA a menudo vale la pena en la práctica después menos de 6 meses.

Robotic Process Automation - ¿Qué es RPA?