RPA tiene como objetivo automatizar los procesos existentes sin cambiar los procesos o sistemas reales

Qué es RPA: automatización robótica de procesos permite que muchos procesos empresariales se lleven a cabo de forma automática, rápida y sin errores.

La automatización robótica de procesos, RPA, surgió de la automatización de procesos clásica. RPA utiliza métodos de inteligencia artificial para automatizar tareas que anteriormente realizaban humanos con la ayuda de robots de software.

Qué es RPA: automatización robótica de procesos

RPA es la abreviatura de Robotic Process Automation. El término se refiere a la automatización de procesos controlada por robot. La RPA surgió de la automatización de procesos tradicional, y utiliza métodos de Inteligencia Artificial (IA) para automatizar tareas que, anteriormente, realizaban humanos con la ayuda de robots de software.

Las tareas van desde simples consultas de datos y entrada de formularios, hasta actividades complejas como iniciar sesión y operar sistemas electrónicos. El robot de software, también conocido como bot de software, imita a un usuario humano, y realiza algunas de sus actividades en un lugar de trabajo virtual.

Desde un punto de vista arquitectónico, la solución RPA se instala por encima de los sistemas, para ejecutar los procesos de negocio, y actúa a nivel de usuario. Los procesos o sistemas empresariales reales no tienen que adaptarse ni cambiarse. Los robots basados en software son comparables a los robots físicos en los procesos de producción automatizados que realizan actividades de producción manual por parte de los empleados.

Los robots de software imitan la interacción humana con las interfaces de usuario de los sistemas y aplicaciones de TI. Las áreas típicas de aplicación de la automatización robótica de procesos son la automatización de pruebas de software, la categorización y procesamiento automatizado de consultas de atención al cliente, o la ejecución de actividades recurrentes en contabilidad.

Cómo funciona la automatización robótica de procesos (RPA)

Los robots de software de automatización robótica de procesos actúan como empleados virtuales en un lugar de trabajo virtual. Utilizan aplicaciones o sistemas existentes para realizar actividades recurrentes de forma automática.

Dado que los robots interactúan directamente con la interfaz de usuario de los sistemas y aplicaciones, no son necesarios cambios fundamentales en los procesos de negocio.

Para llevar a cabo las tareas, los robots necesitan reglas y especificaciones que, en muchos casos, se desarrollan con anterioridad o durante la actividad, mediante aprendizaje automático (Machine Learning) y métodos de inteligencia artificial (IA). Mediante el uso de la IA, los robots de software pueden tomar decisiones bastante inteligentes, y reaccionar de manera flexible a diferentes situaciones.

Tareas típicas de la automatización robótica de procesos (RPA)

Las tareas típicas que hacen los robots de software RPA incluyen:

  • extraer datos,
  • copiar o mover archivos,
  • rellenar formularios,
  • estructurar datos,
  • realizar cálculos,
  • ejecutar acciones basadas en condiciones Si / Entonces,
  • recuperar páginas de Internet,
  • carga y procesamiento de datos desde Internet,
  • abrir y ordenar correos electrónicos,
  • procesamiento de archivos adjuntos de correo electrónico,
  • creación de informes,
  • editar archivos de registro,
  • iniciar sesión y operar sistemas electrónicos,
  • recuperar información de las redes sociales.

Diferenciación entre la automatización de procesos robóticos y la automatización tradicional de procesos

La principal diferencia entre la automatización robótica de procesos, y la automatización de procesos tradicional, es que RPA actúa en la interfaz de usuario de los procesos y sistemas de negocio existentes. El objetivo es automatizar los procesos existentes sin cambiar los procesos o sistemas reales. Los robots de software simulan usuarios humanos y trabajan con las aplicaciones existentes.

Mediante el uso de inteligencia artificial, a diferencia de la automatización de procesos tradicional, RPA puede reaccionar ante situaciones cambiantes. La automatización de procesos tradicional revisa los procesos subyacentes, e introduce nuevos sistemas y aplicaciones para automatizarlos. Los procesos automatizados son relativamente estáticos, y solo pueden reaccionar a situaciones cambiantes hasta cierto punto.

Beneficios de usar RPA automatización robótica de procesos

El uso de Robotic Process Automation (RPA) ofrece muchas ventajas, y permite que muchos procesos empresariales se lleven a cabo de forma automática, rápida y sin errores. Otras ventajas son:

  • robots de software que trabajan las 24 horas del día,
  • estricto cumplimiento de las especificaciones y normas,
  • realización eficiente de tareas,
  • alta productividad,
  • bajos costes,
  • mejor servicio al cliente,
  • alta calidad de proceso,
  • documentación de todas las actividades,
  • alivio a los empleados frente a las actividades rutinarias,
  • mejorar la seguridad de los datos,
  • rápida implementación de nuevos procesos, y
  • varios usos posibles de automatización robótica de procesos.

Áreas de aplicación de la automatización robótica de procesos

Las áreas de aplicación de la automatización robótica de procesos son muy diversas, y van desde la realización de actividades rutinarias simples, hasta la ejecución de tareas complejas con la ayuda de la inteligencia artificial.

Un área de aplicación típica es la de servicio al cliente. Aquí, los robots de software llevan a cabo tareas como estructurar las consultas de los clientes por correo electrónico o mediante redes sociales, y remitirlas a los departamentos correspondientes, incluida la información recibida como documentos o archivos.

Otro ámbito de aplicación es el sector financiero. La automatización robótica de procesos se puede utilizar para abrir cuentas, realizar pagos o verificar aplicaciones, por ejemplo.

Las tareas de RPA en recursos humanos son el trabajo en el registro de tiempos, o el mantenimiento de los datos de los empleados.

Otras áreas de aplicación son:

  • actividades de teneduría de libros y contabilidad,
  • actividades de atención médica, como el procesamiento de registros de pacientes,
  • actividades en la gestión de la cadena de suministro, como el mantenimiento de niveles de existencia o el seguimiento de los envíos.
Qué es RPA automatización robótica de procesos