Un paso hacia la digitalización: Robotic Process Automation (RPA) permite la automatización de procesos repetitivos

La automatización robótica de procesos (RPA, Robotic Process Automation) se refiere al procesamiento totalmente automatizado de trabajo estructurado o procesos de negocio, por parte de robots de software digital basados en Inteligencia Artificial (IA). Los robots físicamente no existen, son software. Veamos cómo las organizaciones pueden avanzar hacia la digitalización con la automatización robótica de procesos (RPA).

La automatización robótica de procesos permite la automatización de procesos repetitivos que, de otro modo, tendrían que ser realizados por humanos. Los robots de software (bots) se hacen cargo de las tareas humanas, y se comunican con otros sistemas de software.

No se trata de robots físicos, como los que podemos encontrar en la industria manufacturera o en logística, sino de aplicaciones de software que imitan la interacción humana a través de las interfaces de usuario de los sistemas informáticos. Para ello se utilizan herramientas de software que controlan procesos definidos de forma totalmente autónoma.

Desarrollo histórico

Sin embargo, el término RPA no es nada nuevo, y se remonta a principios de la década de 2000. La automatización de procesos controlada por robot se desarrolló a partir de tres tecnologías clave diferentes: screen scraping, automatización de flujos de trabajo e inteligencia artificial (IA):

  • Screen scraping describe, por ejemplo, la adquisición de datos mostrados en pantallas de aplicaciones heredadas, para luego mostrarlos en una interfaz de usuario más moderna.
  • La segunda tecnología clave, el software de automatización de flujo de trabajo, reemplaza la entrada de datos manual por humanos. De esta forma, se incrementa la tasa de cumplimiento de pedidos, la velocidad del proceso, la eficiencia y la precisión.
  • La inteligencia artificial (IA) permite que los sistemas informáticos realicen tareas que, normalmente, requieren inteligencia humana.

Diferencia con la automatización convencional

Gracias a la IA, la RPA puede adaptarse a circunstancias cambiantes y situaciones nuevas, en comparación con la automatización informática “normal”. Después de entrenar al software RPA para registrar los procesos en aplicaciones de software existentes, puede cambiar datos, reaccionar, iniciar nuevas acciones e interactuar de forma independiente con otros sistemas. La automatización robótica de procesos es particularmente útil para empresas que tienen muchos sistemas diferentes y complejos, y necesitan comunicarse entre sí con fluidez.

Si, por ejemplo, falta el código postal en un campo de dirección en un formulario electrónico, un empleado que utilice un software de automatización convencional debería completar el formulario, buscar el código postal y, luego, ingresarlo en el formulario. Sin embargo, la tecnología RPA tiene capacidad de autoaprendizaje y autocorrección, al tratar el caso como una excepción y completar los datos faltantes sin intervención humana.

Principales ventajas de la RPA automatización robótica de procesos

La automatización de procesos controlada por robots no solo funciona las 24 horas del día, sino que también está libre de errores, es más barata y mucho más rápida que un humano. Además, la RPA documenta todas las tareas a la perfección. De esta manera, las roturas de medios se pueden superar de una manera muy sencilla sin interfaces costosas. Esto significa que muchos procesos se pueden automatizar en dos a seis semanas, desde la planificación hasta la implementación.

La automatización robótica de procesos puede optimizar el servicio al cliente para las empresas, al automatizar tareas como la verificación de firmas electrónicas, o información para aprobaciones o rechazos. RPA puede ayudar a los empleados con tareas repetitivas en contabilidad, informes de transacciones y presupuestos.

Ejemplos de digitalización con automatización robótica de procesos (RPA)

Los proveedores de servicios financieros pueden aprovechar la tecnología RPA para pagos en moneda extranjera, apertura y cierre de cuentas, administración de solicitudes de auditoría, y procesamiento de reclamaciones de seguros. La automatización de procesos controlada por robots también puede ayudar a automatizar las tareas de recursos humanos. Esto incluye incorporación, baja, actualización de la información de los empleados y registro de tiempo.

En la gestión de la cadena de suministro (SMC), RPA se puede utilizar para la automatización del procesamiento de pedidos, adquisiciones, transacciones de pago, monitoreo de existencias en el almacén, y seguimiento de envíos.

Las organizaciones médicas y de salud, pueden utilizar RPA para el procesamiento de registros de pacientes, quejas, asistencia al paciente, contabilidad, facturación, informes y análisis.

Digitalización: automatización robótica de procesos (RPA)