Cómo pueden mantenerse las operaciones empresariales incluso en tiempos de crisis y recesión

La idea de una economía debilitada hace que a más de un director general le sude la frente. Porque una recesión económica tiene consecuencias directas para las empresas, desde pequeñas y medianas compañías, hasta grandes corporaciones. La notable disminución de la demanda está obligando a muchas empresas a ahorrar dinero y reducir la producción, con el resultado de que hay que recortar las horas extraordinarias, introducir la jornada reducida, despedir empleados y, si las cosas empeoran, declararse en quiebra. Automatizar procesos para salvar empresas y puestos de trabajo.

Mantener las operaciones empresariales incluso en épocas de recesión

Las nuevas tecnologías como la inteligencia artificial (IA), especialmente la automatización robótica de procesos (RPA) o la automatización cognitiva de procesos (CPA), tienen el potencial de aliviar a las empresas del miedo a una recesión. Porque pueden reducir costes, hacer que las organizaciones sean más productivas y mantener la empresa en funcionamiento incluso en tiempos difíciles.

Con la automatización robótica de procesos (RPA, Robotic Process Automation) es posible automatizar cualquier actividad o proceso, que sea repetitivo, rutinario, escalable y de gran volumen.

La RPA es (en relación con la minería de procesos), por ejemplo, un enfoque para sobrevivir a cualquier debilidad económica a través de la eficiencia, la excelencia y la transformación digital, y para salvar cualquier tipo de cuello de botella de personal. Los procesos en las áreas de contabilidad / control, impuestos, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, ventas y servicio al cliente, ofrecen un potencial particularmente ato para la automatización.

Cuanto más eficiente, más a prueba de crisis

La minería de procesos profesional permite identificar el potencial de automatización de cada estructura corporativa, y utilizarlo de manera eficaz. Al utilizar RPA, las empresas ahorran recursos materiales y humanos y, al mismo tiempo aumentan la eficiencia de los procesos corporativos. Esto es especialmente importante ante una recesión como la que está provocando el coronavirus. Porque, cuanto más eficientemente opera una empresa, más segura es su posición en el mercado en tiempos de recesión.

Cuanto más eficientemente opera una empresa, más segura es su posición en el mercado en tiempos de recesión.

Así, cada vez más empresas utilizan herramientas como Robotic Process Automation (RPA), y sus “hermanos” Cognitive Process Automation (CPA) e Intelligent Process Automation (IPA), para acelerar los tiempos de procesamiento, ampliar la base de datos, mejorar la calidad de los datos y reducir el riesgo operativo.

En general, estas tecnologías ayudan a comprender las preferencias del cliente y optimizar los procesos empresariales. Las organizaciones con procesos y costes optimizados no necesitan despedir empleados, sino que pueden sortear todos los obstáculos incluso en épocas difíciles. Y con suficientes datos, obtenidos a través de herramientas de inteligencia artificial, incluso las crisis se pueden predecir en una etapa temprana, lo que facilita tomar medidas preventivas para mitigar su impacto.

Las organizaciones con procesos y costes optimizados no necesitan despedir empleados, sino que pueden sortear todos los obstáculos incluso en épocas difíciles.

RPA impulsa la optimización continua en toda la organización

Los robots de software inteligentes pueden hacer más que solo automatizar procesos y optimizarlos en términos de costes y recursos. Conocen el grado de procesamiento de cada proceso, y reconocen de manera independiente el incumplimiento de los indicadores clave de desempeño (KPI, Key Performance Indicators), acuerdos de nivel de servicio y cumplimiento. También pueden contrarrestar procesos negativos y anomalías en los procesos, indicando las medidas adecuadas o mostrando a los responsables las opciones de acción. De esta forma, también aseguran que toda la estructura de la empresa se optimice continuamente.

Aplicable en cualquier tipo de empresa y en cualquier departamento. Automatiza cualquier proceso de forma rápida y sencilla. Aumenta exponencialmente la productividad. Costes operativos más bajos. Reduce o elimina errores.

Funcionalidad garantizada incluso con niveles reducidos de personal

Por supuesto, en tiempos de recesión como el actual, puede suceder que las empresas se vean obligadas a reducir su fuerza laboral. Por ejemplo, debido a una drástica disminución en los pedidos, ya no pueden emplear a tantas personas en esta operativa. Sin embargo, esto no tiene por qué conducir necesariamente a pérdidas de producción o rendimiento, ni tampoco al final de las operaciones. Los robots de software pueden asumir una gran cantidad de tareas para garantizar el funcionamiento de la empresa, incluso con una fuerza laboral reducida.

Automatizar los procesos de pedidos

Por ejemplo, el procesamiento de los pedidos de los clientes se puede automatizar mediante RPA. Como regla general, un proceso de pedido es un proceso estandarizado que incluye enviar una confirmación de pedido, una solicitud de pago, imprimir un albarán de entrega, crear la factura y enviarla al cliente.

Estos pasos individuales se pueden automatizar rápida y fácilmente utilizando RPA. Además, el robot de software puede ajustar el inventario actual para que los pedidos repetidos se inicien automáticamente. Además, los procesos logísticos pueden optimizarse mediante sistemas de almacenamiento inteligentes.

La tecnología RPA brinda importantes oportunidades para mejorar la eficiencia de una organización, automatizando actividades que anteriormente realizaban humanos.

Contabilidad de nóminas bajo control

 En el área de contabilidad de nóminas, los robots de software pueden realizar cambios en los datos maestros, los tipos de impuestos sobre las nóminas, o las exenciones fiscales. La transferencia de datos desde los sistemas de gestión del tiempo también se puede optimizar y automatizar con la ayuda de RPA. En el área de la contabilidad de gastos de viaje, el bot puede transferir los gastos de viaje al sistema de reservas, y verificar que todos los datos estén completos y sean consistentes.

Las funciones básicas de la empresa no están en peligro

Los bots se pueden utilizar para analizar las quejas entrantes de los clientes, y evaluar el número actual de quejas. Los chatbots inteligentes pueden incluso hacerse cargo de la comunicación con el cliente para proporcionar soporte hasta cierto punto. Todos los procesos estandarizados que están asociados a un alto esfuerzo administrativo, pueden ser realizados por un bot. Si las empresas se ven obligadas a despedir empleados por diversas razones, las operaciones empresariales ya no estarán organizadas de manera óptima. Sin embargo, el uso de bots no necesariamente pone en peligro las funciones operativas básicas.

Evitar la quiebra inminente

Dado que se ha demostrado que el uso de robots de software aumenta la eficiencia y reduce los costes, el uso de bots es particularmente importante para situaciones en las que el objetivo es evitar una quiebra inminente. Muchos errores que se cometen en el área de verificación de facturas, evaluación de proveedores, gestión de cuentas por cobrar, procesamiento de pagos entrantes, planificación de liquidez y gestión de cifras clave, y que conduce a la insolvencia o aceleran la insolvencia en tiempos de crisis, podrían evitarse utilizando un robot de software. Porque estos procesos están hechos para una solución que utiliza RPA, que automatiza estas actividades de forma rápida y sin errores.

RPA se puede aplicar en diferentes áreas de la organización, como Finanzas y Contabilidad, Marketing y Ventas, Producción, Recursos Humanos, Cadena de Suministro, etc., donde los usuarios pueden liberarse de procesos repetitivos y rutinarios e invertir su tiempo en acciones más creativas y de valor agregado.

La pérdida de empleados no se puede compensar por completo

Vale la pena subrayarlo una vez más: el uso de robots de software solo puede compensar la pérdida de empleados hasta cierto punto. Pero pueden evitar que las empresas caigan en una espiral descendente, y a veces mortal, debido a la pérdida de mano de obra. Sin embargo, una solución de automatización como RPA no puede reemplazar completamente a las personas en la empresa, especialmente cuando se trata de actividades que requieren inteligencia emocional, juicio matizado y comprensión cultural.

Los bots pueden salvar empresas y puestos de trabajo

La mentalidad de búnker que se observa a menudo, apegándose obstinadamente al rumbo una vez tomado en la tormenta que se aproxima, según el lema “Todo irá bien”, ya no es el último recurso. Como preparación preventiva para posibles desarrollos recesivos, las tecnologías más prometedoras han allanado el camino para la optimización empresarial proactiva. Al invertir en la automatización inteligente de procesos en el momento adecuado, los empleados pueden liberarse de actividades simples (rutinarias), para cerrar las brechas que surgen, por ejemplo, en el curso de un cambio generacional. Las soluciones de automatización cognitiva pueden evaluar las ratios más importantes y emitir pronósticos fiables sobre el desarrollo de la empresa, o hacer sonar la alarma para poder contrarrestar desarrollos indeseables a tiempo.

Conclusión: RPA puede salvar empresas y puestos de trabajo

Condenar las soluciones de automatización de procesos como asesinas de puestos de trabajo, constituye una visión no del todo correcta. Las soluciones de automatización son, precisamente por su capacidad para hacerse cargo de determinadas tareas de forma rentable, capaces de salvar empresas y, por tanto, de evitar la pérdida de un gran número de puestos de trabajo.

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