Automatizar procesos con RPA y bots reduce costes y crea libertad para los empleados

Las tareas manuales recurrentes se pueden automatizar con Robotic Process Automation (RPA) y los bots. Automatizar procesos con RPA y bots reduce costes y crea libertad para los empleados.

Con la ayuda de los bots, los procesos de la empresa que se repiten con frecuencia, y que también tienen tiempos de ejecución prolongados, se pueden automatizar.

Ayer todavía era una utopía, hoy ya es un alivio indispensable en el entorno empresarial: robots de software que automatizan los procesos empresariales y liberan a los empleados humanos de tareas monótonas. El método aún joven de la automatización robótica de procesos asume roles de usuario e interactúa con otros sistemas de software.

Los robots suelen trabajar un 50 por ciento más rápido que los humanos, y tampoco están sujetos a barreras de tiempo. La idea de Robotic Process Automation (RPA) no es racionalizar los puestos de trabajo, sino dividir las actividades entre los empleados y los sistemas autónomos de tal manera que el empleado pueda concentrarse en tareas exigentes. Un beneficio tanto para empresas como para empleados.

Robots de software como valiosos asistentes en todos los departamentos

No hay límites en las áreas de aplicación para automatizar los procesos empresariales que requieren mucho tiempo y que los robots son capaces de aprender. Ya sea en los departamentos de finanzas y contabilidad, en la gestión de recursos humanos o en marketing, el posible uso de RPA es diverso. El control de gestión, el servicio al cliente y la gestión de riesgos son otras áreas típicas de aplicación.

La selección del proceso empresarial debe estar bien pensada

En principio, puede haber tantos bots como procesos en la empresa. Sin embargo, la selección de procesos que son adecuados para la automatización, no debe dejarse en manos de los empleados. Se aconseja a la dirección de la compañía, que lleve a cabo un análisis exhaustivo y una prueba de idoneidad de la situación actual, antes de la iniciativa de RPA. Sobre todo, este paso identifica procesos ineficientes y defectuosos, en los que incluso una RPA no puede hacer milagros. Pero, en casos extremos, puede incluso fallar.

Qué pueden hacer los bots en la automatización de procesos

Los procesos que son repetitivos y tienen tiempos de ejecución prolongados, son especialmente adecuados para la automatización. Dado que la automatización también sirve para evitar errores en la entrada manual, este puede ser otro criterio para la selección. También se pueden gestionar las discontinuidades del sistema con varias aplicaciones participantes como hoja de cálculo, procesador de textos, correo electrónico o bases de datos.

Cualquier que esté planificando la introducción de robots de software debe saber que RPA es la etapa preliminar de la inteligencia artificial (IA). Es decir, el nivel más alto y más complejo de automatización de procesos. Como resultado, la RPA encuentra sus límites en secuencias de programas complejas, que incluyen excepciones y datos de entrada no estructurados. Incluso las decisiones discrecionales y los procesos nuevos, aún no registrados, abruman a los bots.

Bots atendidos versus bots desatendidos

Se hace una distinción entre los bots asistidos y los bots desatendidos. Los primeros trabajan con el empleado, más o menos como su asistente personal. En la automatización supervisada, un bot está configurado para trabajar con humanos para aumentar la productividad. Los tiempos de procesamiento de los procesos se pueden reducir hasta en un 90 por ciento.

Los ejemplos de aplicaciones típicos son los centros de llamadas u otros entornos de mesa de servicio. Si el empleado recibe una llamada de un cliente, inicia manualmente el bot, que sugiere preguntas y da instrucciones para la acción a lo largo de la conversación. Dependiendo de la aplicación, Attended bot mejora el servicio al cliente, genera informes y recopila datos.

El bot desatendido es un robot autónomo que es particularmente adecuado para optimizar los procesos de back office. Un robot de comunicación responde automáticamente a los clientes internos y externos, confirma los correos electrónicos entrantes mediante el envío de respuestas instantáneas, y lleva a cabo de forma independiente todos los pasos de procesamiento adicionales. esto significa que los costes se pueden minimizar hasta en un 80 por ciento.

¿Cuál es la diferencia entre RPA y el software de procesos convencional?

La ventaja de la optimización de procesos controlada por robot radica en la implementación relativamente rápida. A diferencia de los sistemas de gestión comparables, como BPM (Business Process Management), RPA (Robotic Process Automation) respeta los procesos de negocio y los componentes de software existentes, y se basa en ellos.

Esto significa que el enfoque de RPA está en aumentar la eficiencia y reducir los costes, más que en la reingeniería de procesos. Los proyectos se pueden implementar en un plazo de uno a seis meses. El retorno de la inversión tampoco se hace esperar. Se pueden esperar ahorros del 20 al 30 por ciento al principio y, a largo plazo, incluso hasta el 50 por ciento.

Conclusión

Los proyectos de automatizar procesos con RPA y bots optimizan los procesos empresariales, y son un factor importante en la digitalización de las empresas. La base es la cselección de procesos y una planificación bien estructurada para la implementación e introducción. Esta es la única forma de garantizar una mejor calidad de servicio, clientes más satisfechos y empleados aliviados que ya no pierden el tiempo con procesos recurrentes, sino que pueden encargarse de desafíos estratégicos.

Automatizar procesos con RPA y bots