El Big Data ha revolucionado la visualización de datos en contabilidad y finanzas

Las celdas en hojas de cálculo ya no son aceptables para presentar datos a directivos y compañeros de trabajo. Visualización de datos en contabilidad: los datos deben ser mostrados de una manera que haga que nuestra audiencia preste atención y actúe. Entonces, tiene sentido que la visualización de datos se extienda a todas las empresas, especialmente en un área tan centrada en los números como el equipo de finanzas y contabilidad.

Esto es lo que el experto contable debe saber sobre el creciente campo de la visualización de datos en contabilidad.

Qué es la visualización de datos

La visualización de datos es la práctica de convertir y presentar datos en forma de gráficos u otros formatos visuales. Algunos ejemplos de formatos visuales para datos contables incluyen gráficos circulares, mapas, gráficos de barras y gráficos de líneas. Los datos también se pueden presentar en forma de infografías o gráficos interactivos.

Estas representaciones visuales presentan beneficios significativos sobre los datos sin procesar, incluida una mejor comprensión por parte del usuario o destinatario. También se pueden expresar grandes cantidades de datos en formatos fácilmente digeribles, e incluso crear narrativas utilizando datos. Estas representaciones se pueden utilizar en todas las áreas de una empresa, desde las operaciones diarias hasta las presentaciones importantes.

Visualización de datos contables

Antes de los días de la visualización de datos, el experto contable no necesitaba pensar mucho en cómo se recibían sus datos. Los datos presentados a los diferentes destinatarios de la empresa se mostraban tal cual. A menudo en forma de hoja de cálculo documento. Si el destinatario no entendía los datos, eso no era motivo preocupación para el departamento de contabilidad.

Además, el departamento de contabilidad únicamente solía centrarse en un conjunto limitado de datos. El experto contable se ocupaba principalmente de categorizar correctamente los ingresos, gastos y activos, y verificar la precisión del trabajo. Los datos de otros departamentos rara vez entraban en juego.

Ambos factores cambiaron con el auge de la tecnología y el Big Data. El fenómeno del Big Data ha generado expectativas para los departamentos de contabilidad, tanto en el procesamiento como en la presentación de datos. Como resultado, la visualización de datos se ha convertido en una necesidad.

Por qué necesitamos visualización de datos en contabilidad

Los días en que los jefes y compañeros de trabajo sacaban conclusiones solo a partir de los datos de una hoja de cálculo han quedado atrás. Hoy en día, la contabilidad se basa tanto en la visualización como en sus datos. Se espera que el experto contable convierta grandes cantidades de datos en información fácilmente comunicable que ayude a las personas a tomar decisiones y respaldarlas. Aquí es donde entra en juego la visualización de datos.

Para los departamentos de contabilidad, la visualización de datos presenta beneficios significativos frente a las crecientes expectativas de los jefes y compañeros de trabajo. Estos beneficios de la visualizados de datos en contabilidad incluyen:

#1 Mejor comprensión

La ventaja más significativa de la visualización de datos es su capacidad para ayudar a los espectadores a comprender grandes cantidades de datos muy rápidamente, incluso si no están bien versados en conceptos contables.

Según una estimación, los humanos podemos procesar imágenes hasta 600 veces más rápidamente que el lenguaje en forma de texto. Esta velocidad de comprensión mejorada se debe, principalmente, a que analizar una frase o un conjunto de datos requiere tanto lectura como procesamiento mental. En un formato visual, los datos se presentan de forma semiprocesada, lo que requiere menos procesamiento mental por parte del usuario para comprenderlos.

#2 Toma de decisiones más rápida

La capacidad de comprender rápidamente datos visuales también conduce a procesos de toma de decisiones más rápidos y eficientes.

En diversos estudios, los grupos que utilizan lenguaje visual en una reunión aumentaron su capacidad para llegar a un consenso en un 21%, y acortaron las reuniones en un 24%. Esto muestra que la visualización de datos puede ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia y la productividad en los procesos de toma de decisiones.

#3 Datos contextualizados

Los equipos de finanzas pueden emparejar datos contables con datos de muchas otras fuentes en toda la empresa, contextualizando datos y patrones. Esto puede ayudar a vincular conceptos en toda la empresa, para verificar el estado general de la organización.

Los datos contextualizados pueden, incluso, ayudar a crear narrativas que ayuden a impulsar las decisiones en una dirección determinada.

#4 Identificar patrones

La visualización de datos compara puntos de datos de manera visual, lo que facilita la identificación de patrones en los datos. Esto puede ayudar a revelar tendencias y conocimientos que las empresas pueden utilizar en su beneficio.

Cómo utilizar la visualización de datos en contabilidad

La visualización de datos es una herramienta poderosa que existe en varias formas. Sin embargo, la visualización de datos en contabilidad solo funciona cuando se hace correctamente. Si se hace mal, la visualización de datos puede causar confusión, e incluso tergiversar nuestros datos.

Al analizar la visualización de datos, los departamentos de contabilidad y finanzas deben tener en cuenta algunas cosas esenciales que se deben y no se deben hacer.

Lo que se debe hacer en la visualización de datos

Los expertos en contabilidad y finanzas interesados en la visualización de datos, deben asegurarse de que mejore sus esfuerzos y mejore su comunicación. Para conseguirlo, deben tener en cuenta los siguientes consejos:

#1 Elegir la solución adecuada

Hay muchas herramientas disponibles para crear visualizaciones. Busquemos soluciones que eliminen los silos de datos y ofrezcan herramientas de visualización de datos que simplifiquen la generación visual.

#2 Comprender el objetivo

Debemos sumergirnos en los objetivos que deseamos lograr antes de crear una visualización. Determinemos qué fuentes de datos necesitamos, y qué formatos comunicarán nuestras ideas de manera más eficaz.

#3 Tener en cuenta a nuestra audiencia

Conozcamos a nuestra audiencia y su nivel de conocimiento antes de crear visualizaciones de datos. Las audiencias más informadas apreciarán información más detallada. Mientras que los responsables de la toma de decisiones de la alta dirección necesitarán una descripción general de alto nivel, para ayudarlos con la estrategia, sin perderse en los matices.

#4 Formar a los usuarios

La creación efectiva de visualización de datos es una habilidad, y se puede entrenar cualquier habilidad. Debemos formar a nuestro equipo sobre cómo usar las herramientas de visualización de datos contables, y revisar los conceptos básicos con regularidad, para asegurarnos de que las competencias de visualización de datos de nuestro equipo de contabilidad y finanzas sea de primer nivel. Cuantas más personas capacitemos, más oportunidades tendrá nuestro equipo para detectar tendencias y oportunidades de mejora.

Lo que no debemos hacer en visualización de datos

Los esfuerzos de visualización de datos pueden fallar fácilmente cuando los equipos de contabilidad no toman los pasos necesarios. Algunos de los errores comunes en visualización de datos en los departamentos de contabilidad y finanzas incluyen:

#1 Tecnología insuficiente

Alejarse de las hojas de cálculo requiere un esfuerzo de colaboración dentro del departamento, así como una inversión en soluciones de datos y visualización. Intentar implementar la visualización sin actualizar las soluciones, seguramente resultará en ineficiencias masivas, así como en brechas en los datos.

#2 Datos incorrectos

La visualización solo funciona si los datos que se visualizan son precisos y completos. El uso de datos incorrectos puede dar lugar a que se extraigan conclusiones incorrectas, lo que puede llevar a decisiones empresariales fundamentadas en mala información. Asegurémonos de que los datos que usa nuestro equipo sean correctos y completos. Especialmente si son datos de otros departamentos.

#3 Diseño deficiente

Por último, un problema importante en la visualización es el diseño deficiente. Desde gráficos sobrecargados y puntos de datos poco claros, hasta un formato deficiente, los errores de diseño pueden generar confusión y falta de comunicación. Evitemos estos errores considerando de cerca los objetivos de cada visualización, y capacitando a los especialistas en los matices de los diferentes formatos visuales, y cómo usarlos de manera efectiva.

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Visualización de datos en contabilidad