Cada vez más a menudo, oímos hablar sobre sistemas de Business Intelligence para contabilidad, finanzas y control de gestión. El término ‘sistema de business intelligence’ se utiliza principalmente para hacer referencia a un tipo de software para la gestión de datos e información, pero diferente a los sistemas tradicionales (como facturación, contabilidad, almacén…).

Si realizamos una búsqueda en Wikipedia, podemos comprobar que Business Intelligence (inteligencia de negocios, inteligencia empresarial) incluye tres conceptos diferentes:

  1. un conjunto de procesos de negocio para recopilar datos y analizar información estratégica,
  2. la tecnología utilizada para llevar a cabo los procesos anteriores,
  3. la información obtenida como resultado de los procesos anteriores.

Business Intelligence se refiere a información y datos de la empresa dirigidos al proceso de medición, análisis, decisión y acción.

Como podemos ver, el concepto de Business Intelligence siempre se refiere a información y datos de la empresa. Datos e información corporativos dirigidos al proceso general clásico de “medición, análisis, decisión y acción”. Para decirlo más claramente: la información se recopila con finalidad de gestión interna de y de control de gestión.

Business Intelligence y Control de Gestión, en la práctica

Imaginemos que somos el piloto de un avión. Nuestro objetivo es aterrizar en el aeropuerto de destino. Más allá de nuestra experiencia en vuelo, necesitamos procesos y herramientas que nos permitan completar nuestra misión sin obstáculos. Y, de hecho, todas las aeronaves, en mayor o menor medida, cuentan con un cuadro de indicadores que conforman la instrumentación que permite operar el avión satisfactoriamente.

Pues bien, en una empresa, Business Intelligence puede ser una instrumentación tan variada, que es gestionada a través de cuadros de indicadores específicos.

El Control de Gestión es, en cambio, la acción del piloto, que supervisa los datos de los instrumentos, y verifica que tanto la dirección como el horario sean los correctos, en un esfuerzo por seguir cuidadosamente el plan de vuelo preestablecido.

Pilotar de manera efectiva, tratar de minimizar los riesgos, significa, ante todo, conocer las condiciones estructurales de la aeronave, así como las condiciones climáticas y de tráfico aéreo. Por ejemplo, es esencial saber cuánto combustible (liquidez) tenemos en el depósito, para asegurarnos de que no haya anomalías en la mecánica, para conocer la velocidad a la que estamos volando, para verificar si existen otras aeronaves cerca, y para estar informados sobre las condiciones climáticas en las nos moveremos.

¿Es imprescindible aprender Business Intelligence?

En teoría, no es necesario, si una empresa puede permitirse seguir operando como siempre lo ha hecho, y ya se conoce de memoria la ruta a seguir para llegar a su objetivo. Pero la realidad es que, salvo en raras excepciones, la situación en la que operan las empresas cambian rápidamente y, por lo tanto, es necesario poder captar estos cambios lo más rápidamente posible, y poder decidir rápidamente cuántos grados corregir la ruta, o cuál es la nueva altitud que permite un vuelo más seguro.

Sin embargo, debemos tener cuidado para no cometer el error de gastar grandes cantidades de recursos en la adquisición de equipos que toman decisiones automáticamente. No debemos confundir la riqueza del equipamiento instrumental con su funcionalidad. Veamos qué queremos decir con esto:

  • no se necesita instrumentación de un gran Airbus o Boeing para pilotar una pequeña aeronave de carácter más deportivo,
  • la instrumentación es más compleja y se necesita mucha más formación para entenderla y dominarla,
  • el piloto automático no nos ayuda en situaciones críticas.

La instrumentación a bordo es capaz de recibir información, que se procesa y se muestra de manera que sea una información rápida y fácil de visualizar, leer e interpretar. Todo esto, sin embargo, debe realizarse de acuerdo con nuestros objetivos.

De hecho, tan precisa como pueda ser cualquier información, debemos ser conscientes de que esta información no tiene sentido sin un propósito o misión claros. Toda información es prácticamente inútil si no la tenemos enmarcada a la luz de la estrategia y las tácticas que hemos decidido para nuestra empresa.

Debemos conocer la empresa y el mercado

Al igual que nuestro avión, cada empresa, grande o pequeña, genera información y flujos de datos que están conectados a su actividad.

Business Intelligence (que podemos traducir como ‘sistema de control’) se puede describir como el conjunto de procesos, tecnología y personas que leer información dentro y fuera de la empresa, con el fin de:

  1. conocer la salud de la empresa,
  2. registrar la eficiencia de los procesos de producción,
  3. identificar en qué áreas podrían surgir algunos problemas,
  4. facilitar los procesos de toma de decisiones a nivel directivo.

La diferencia está precisamente en este punto: mientras que Business Intelligence, como ya hemos visto, es el MEDIO, el Control de Gestión es la FORMA de utilizar el medio y, por lo tanto, la forma de llevar a cabo la acción.

Las empresas no se han creado por la simple razón de existir, sino que tienen un propósito específico que lograr.

Si lo pensamos bien, es obvio: las empresas no se han creado por la simple razón de existir, sino que tienen un propósito específico que lograr. Exactamente como el piloto que surca los cielos en su avión tiene el objetivo de alcanzar el destino establecido, un directivo de empresa debe gestionar para que la compañía pueda crecer, mejorar, prosperar y lograr los objetivos que se han decidido y establecido.

Gracias a Business Intelligence y, en consecuencia, al Control de Gestión, cada directivo o responsable de una organización puede gestionar más fácilmente diferentes operaciones, tales como:

  1. controlar si los productos generan suficientes ingresos para cubrir sus costes de producción,
  2. decidir si se desea mantener o eliminar un producto de su producción,
  3. comprender si debe producir el producto directamente o simplemente revenderlo,
  4. comprender si somos capaces de aceptar determinados pedidos,
  5. decidir si abrir una nueva línea de producción.

Estas son solo algunas de las cuestiones que Business Intelligence y Control de Gestión pueden resolver. Como podemos comprobar, se trata de una actividad verdaderamente crítica para la supervivencia de la empresa. De hecho, sin un control de gestión preciso, la supervivencia de nuestra empresa prácticamente se deja al azar. Y esto no es precisamente un buen negocio.

Sin un control de gestión preciso, la supervivencia de nuestra empresa prácticamente se deja al azar.

Business Intelligence y Control de Gestión también se relacionan con nosotros

Antes de concluir, es necesario señalar algo que puede parecer obvio, pero que, lamentablemente, escapa a muchos directivos.

Una vez que hayamos elegido y adquirido la instrumentación adecuada, una vez que hayamos aprendido las mejores técnicas y las mejores formas de usarlo, recordemos siempre que nuestra aeronave NO está equipada con un piloto automático. De hecho, debemos ser nosotros quienes utilicemos estas herramientas, y debemos ser nosotros quienes tomemos decisiones razonadas ante la evolución diaria de la situación de la empresa y del mercado.

Cada mercado tiene su propia dinámica, y cada empresa es diferente de las demás: solo nosotros sabemos cuáles son los objetivos de nuestra empresa. Así que, solo nosotros podemos decidir qué camino tomar para alcanzarlos.

Saber cómo aprovechar Business Intelligence significa colocarnos a la vanguardia en la gestión de nuestra empresa.

En resumen: Business Intelligence y Control de Gestión no pueden ser ignorados. Saber cómo explotarlos no solo significa colocarnos a la vanguardia en la gestión de nuestra empresa, sino que, sobre todo, significa tener las riendas firmemente agarradas.

Business Intelligence y Control de Gestión quizás puedan parecer a un empresario o emprendedor o directivo, algo así como dos elementos que resultan demasiado refinados y, por lo tanto, demasiado sofisticados para ser utilizados en el día a día de la empresa. Peor no es así. Al contrario: cualquier empresa, independientemente de su tamaño, sector y condiciones de mercado, debe adoptarlas. La diferencia entre el antes y el después será abismal.