Especialmente los profesionales del área financiera saben qué factores internos y externos influyen en la toma de decisiones. Para eso, cuentan, por ejemplo, con el análisis de escenarios, que permite que las estrategias se establezcan considerando un contexto futuro.

Como podemos percibir, para que el análisis de escenarios pueda ser realizado, es preciso disponer de información. Esto es así porque no se debe realizar ningún análisis sin que los datos sean estudiados para una correcta toma de decisión (al menos eso es lo que esperamos de una empresa con gestión profesionalizada). Los datos muestran dónde la empresa es más eficiente (sus puntos fuertes) y dónde necesita mejoras. Por lo tanto, para mejorar el rendimiento financiero de cualquier organización, es necesario que los datos sean explotados adecuadamente.

Los datos muestran dónde la empresa es más eficiente (sus puntos fuertes) y dónde necesitan mejoras.

Tampoco olvidemos que los datos, por sí mismos, no nos dicen nada. Además de recolectarlos, necesitan ser organizados, analizados, compartidos y monitorizados. Sólo así sirven para dar soporte a la gestión empresarial.

Además, es importante entender la diferencia entre datos, información y conocimiento. Los datos constituyen la materia prima de la información, pero, aisladamente, no informan sobre nada por no estar en un contexto. La información es un dato tratado y dentro de un contexto, pudiendo contribuir así a la toma de decisiones. El conocimiento va más allá de la información, pues posee un significado y tiene una aplicación.

Para que sea posible para una empresa recoger datos y transformarlos en conocimiento, contamos con una herramienta específica de gestión empresarial: Business Intelligence, también conocida como inteligencia empresarial o inteligencia de negocios. Business Intelligence tiene un uso importante en el área financiera.

¿Qué es Business Intelligence?

Hoy, más que nunca, las organizaciones necesitan datos históricos para tomar decisiones. Después de todo, prever el futuro es analizar el pasado bajo una nueva perspectiva. La competitividad no deja espacio para errores y, por eso, cualificados profesionales de contabilidad y finanzas buscan analizar datos para presentarlos a los directivos. De este modo, se toman mejores decisiones, que se transforman en acciones más certeras a poner en práctica.

Pensemos por un momento en una empresa X que, cada año, ve caer sus ventas durante el mes de febrero. Con este conocimiento, ya podemos predecir para los próximos años que deberemos tomar algunas decisiones, como, por ejemplo, reducir el volumen de fabricación, o realizar más marketing promocional durante ese mes de febrero tan flojo en ventas. ¿Estamos de acuerdo en que observar los datos del pasado ha contribuido a crear algunas estrategias futuras?

Los profesionales de control de gestión (controllers) son expertos en interpretar datos. Una de las herramientas que utilizan para ello es Business Intelligence (BI). Traducido literalmente, Business Intelligence significa inteligencia empresarial o inteligencia de negocios, y eso es exactamente lo que representa: una manera inteligente de recopilar, organizar, analizar, compartir y monitorizar información que da soporte a la gestión.

Business Intelligence representa una manera inteligente de recopilar, organizar, analizar, compartir y monitorizar información que da soporte a la gestión.

Business Intelligence trata, por lo tanto, de un conjunto de teorías, metodologías, procesos y estructuras que, gracias a la tecnología, transforma datos brutos en información útil para la toma de decisiones estratégicas. En el caso de la aplicación de Business Intelligence, va mucho más allá de las hojas de cálculo, ya que además de automatizar la recolección y la extracción de datos, los mantiene de forma mucho más segura, y proporciona una visualización mucho más comprensible.

Para que esto sea posible, Business Intelligence posibilita la creación cuadros de indicadores y dashboards de acuerdo con la necesidad concreta de cada usuario. Es decir, al acceder a Business Intelligence, el usuario crea los cuadros de indicadores necesarios para realizar específicamente el análisis que necesita. Todo esto de forma rápida, pues la herramienta de Business Intelligence extrae información contenida en nuestro almacén de datos (Data Warehouse).

Así, algunos de los beneficios de Business Intelligence incluyen:

  • Rapidez y mejora en el proceso de toma de decisiones.
  • Optimización de los procesos internos de negocios.
  • Aumento de la eficiencia operativa.
  • Generación de nuevos ingresos.
  • Aumento de la ventaja competitiva.
  • Identificación de tendencias de mercado.

Las empresas que trabajan con Business Intelligence pueden planificarse mejor incluso a largo plazo. Por eso, entre las ventajas del uso de Business Intelligence está su aportación a la Planificación Estratégica, la cual define las estrategias con foco a largo plazo de la empresa. La Planificación Táctica y la Planificación Operativa también se benefician con los análisis provenientes datos extraídos de Business Intelligence, ya que ellos ayudan a predecir hacia dónde se está dirigiendo la empresa.

Business Intelligence supone una extraordinaria ayuda a la hora de elaborar los tres tipos de planificación (estratégica, táctica y operativa). La Planificación Estratégica y Presupuestaria incluye, principalmente:

  • Cómo definir Misión, Visión y Valores.
  • Cómo crear una cultura organizacional.
  • Cómo montar una planificación estratégica, táctica y operativa.
  • Qué es y cómo crear un presupuesto empresarial.
  • Cómo simular escenarios.
  • Cómo realizar el seguimiento y las revisiones presupuestarias.
  • Cómo crear el Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral.

Cómo ayuda Business Intelligence al área de contabilidad y finanzas

En lugar de preocuparse por recolectar datos y dedicar horas (y días) a elaborar informes para los directivos en hojas de cálculo, los profesionales de contabilidad, control y finanzas deben enfocarse en el análisis de esos datos, o sea, en transformar datos en información. Con ello, ganan en productividad y logran construir el puente que necesitan para llegar a otros departamentos y proporcionarles orientación en sus procesos de toma de decisión para alcanzar los resultados esperados.

Los datos extraídos de procesos manuales y hojas de cálculo son susceptibles de errores. Business Intelligence ayuda al área de contabilidad y finanzas a evitar errores: además de aumentar la productividad del equipo, hace que los datos sean más confiables. Adicionalmente, con Business Intelligence el equipo financiero logra identificar qué productos / servicios agregan valor, aportan rentabilidad y aumentan los ingresos para la empresa. En un análisis a través de Business Intelligence es posible verificar qué está funcionando y qué necesita ser revisado. De este modo, el controller puede sugerir nuevas inversiones basándose en datos extraídos de dashboards o de cuadros de indicadores.

En un análisis a través de Business Intelligence es posible verificar qué está funcionando y qué necesita ser revisado.

Al extraer de Business Intelligence datos referentes al desempeño financiera de cada sector, es posible trazar un paralelo con el presupuesto empresarial. Esto garantizará que el control de Previsto x Realizado sea hecho con más facilidad y claridad de información.

Business Intelligence también permite realizar una comparación entre los resultados financieros obtenidos, con los resultados del mismo período del año anterior. El resultado de la comparación señalará los indicios necesarios para ayudar al equipo de finanzas a entender si la empresa está creciendo o no.

La Gestión Empresarial o la Planificación Presupuetaria es de extrema importancia. Sin embargo, como todo en la vida, no siempre las cosas salen conforme a lo previsto. Es natural que se produzcan desviaciones en relación a las metas, ya sean positivas o negativas. Y estas desviaciones sólo pueden ser visualizadas por el seguimiento de métricas y de indicadores de desempeño.

La lista de elementos de cómo una herramienta de Business Intelligence puede dar soporte a los profesionales del área de planificación y control es grande.

Ventajas de usar Business Intelligence en contabilidad y finanzas

Con datos mucho más consistentes e integrados, y gracias a las herramientas de análisis y a los informes para la dirección extraídos de Business Intelligence, el departamento de finanzas pasa mucho más tiempo ejerciendo una función que podría denominarse como de consejero estratégico. Así, Business Intelligence en contabilidad y finanzas permite que los profesionales financieros:

  • Empleen menos tiempo produciendo informes financieros y más tiempo analizando causas profundas de anomalías de rendimiento. En consecuencia, trabajan proactivamente para corregir desvíos o evitar problemas.
  • Gastan menos tiempo recogiendo datos financieros y operativos, y más tiempo analizando escenarios presupuestarios. Esto permite tomar mejores decisiones sobre inversiones y desarrollo de productos, por ejemplo.
  • No tengan sorpresas al final del mes, pues el desempeño de la empresa será acompañado diariamente en todos sus niveles. Esto permite que el control de gestión trabaje para fortalecer las áreas de debilidad antes del final del próximo período financiero.
  • Conozcan, diariamente, la rentabilidad de cada cliente, producto y proceso, y puedan tomar importantes decisiones estratégicas con confianza. Y lo más importante: utilizando hechos, y no sólo intuición.
  • Evitan ser sorprendidos en una auditoría y sufrir consecuencias por no aplicar controles adecuados a los informes financieros y no proporcionar datos precisos.

Además, el cuadro de indicadores de un sistema de Business Intelligence es de fácil y sencilla interpretación. Esto facilita a los directivos entender los datos e identificar posibles fallos en los procesos. En consecuencia, Business Intelligence proporciona soporte para mejorar los procesos internos.

Business Intelligence proporciona soporte para mejorar los procesos internos.

Para entender mejor cómo el área financiera gana con Business Intelligence, veamos algunos de los indicadores que son posibles de ser analizados.

Indicadores analizados por control de gestión

Los podemos separar en tres categorías:

  • Indicadores Económicos.
  • Indicadores Financieros.
  • Indicadores de Análisis de Inversión.

Indicadores Económicos

Los Indicadores Económicos demuestran cómo de bien la empresa va en relación con la generación de resultados económicos, es decir, cuánto cada etapa del proceso de producción y comercialización está contribuyendo a la generación de beneficios. En este ítem encontramos indicadores como:

  • Margen de contribución
  • Punto de equilibrio
  • EBITDA
  • Ticket medio
  • Rentabilidad
  • Depreciación, amortización o agotamiento

Podemos configurar Business Intelligence, por ejemplo, para calcular el Indicador de Margen de Contribución.

Indicadores Financieros

A diferencia de los Indicadores Económicos, los Indicadores Financieros no se preocupan tanto de la rentabilidad de la empresa. Su preocupación se centra en cuánto dinero tiene la empresa en caja y cómo se está comportando el flujo de entradas y salidas de dinero. Ejemplos de lo que puede medirse con Business Intelligence:

  • Facturación
  • Indicadores de liquidez
  • Necesidad de capital de trabajo (working capital)
  • Plazos medios de pago y de recepción
  • Gestión del saldo de caja

Es importante entender que los Indicadores Económicos y los Indicadores Financieros muchas veces van a mostrar la misma información, pero a través de ópticas diferentes (caja x competencia).

Indicadores para Análisis de Inversiones

Como su nombre indica, los Indicadores para Análisis de Inversiones tienen la función de ayudar en la toma de decisiones en relación a realizar o no una determinada inversión, así como saber cómo priorizar una inversión entre varios proyectos interesantes para la empresa. Indicadores que pueden analizarse:

  • Valor presente líquido
  • Valor presente líquido anualizado
  • Tara Interna de Retorno (TIR)
  • Payback – Tiempo de recuperación de la inversión
  • Punto de Fisher
  • Retorno de la Inversión (ROI)
  • Ratio Beneficio / Coste

Cómo Business Intelligence ayuda a gestionar toda esa información

Cuadros de indicadores y dashboards. Nada de esto resultará útil si los datos allí contenidos no se interpretan, ¿verdad? Estaremos de acuerdo en que el mejor sistema de Business Intelligence del mundo no va a tomar decisiones por nuestra empresa. Por eso, tan importante como alimentar el entorno de Business Intelligence con información, extraer los datos, analizarlos y monitorizarlos, es que hagamos exactamente lo que exige nuestro papel de contable, controller, CFO…: saltar a la acción.

Sabemos que uno de los roles del departamento de finanzas es el de recoger y consolidar datos financieros y no financieros de toda la organización: ventas, marketing, desarrollo de producto, logística, RR.HH., entre otros. Podemos ir un poco más allá y decir que este papel clave hace de los profesionales de planificación y control poderosos agentes de cambio en las empresas, ya que son ellos quienes proporcionan información importante para dar soporte en la toma de decisiones a los directivos de todos los niveles.

Al disponer de datos analizados y revisados, la Dirección de la empresa puede elaborar planes de acción para implementar nuevas estrategias, si fuese necesario.

Cuadro de indicadores, panel de control o dashboard

Una de las ventajas de Business Intelligence en la fácil comprensión y análisis de los datos. Esto se debe a que los datos se visualizan en diversos modelos gráficos en una sola pantalla, como por ejemplo líneas, columnas, pizza, así como semáforos de alerta, entre otros.

Pensemos en un panel de indicadores de un avión. Para que el comandante pilote correctamente, es necesario analizar varios datos al mismo tiempo y en todo momento. Esto no es diferente del Cuadro de Indicadores para el Controller, y es a través de un dashboard que el profesional de control y planificación tiene una visión de 360 grados de la empresa y en tiempo real.

Ejemplo práctico de Business Intelligence en control de gestión

En ‘El Arte de la Guerra’, Sun Tzu escribe que “la información es crucial: nunca vaya a la batalla sin saber lo que puede estar en contra de usted”. Este es un lema que podría aplicarse a todo profesional de control de gestión, ya que sabe que cualquier dato erróneo puede volverse contra la empresa.

Pensemos que, al utilizar Business Intelligence, el controller está visualizando una historia, la cual se inicia en el Cuadro de Indicadores. Con la información del cuadro de indicadores, el controller puede enfocarse en los detalles que necesita para seguir con una investigación más profunda.

El profesional de planificación y control, justamente por tener contacto con todas las áreas de la empresa, tiene acceso a los Cuadros de Indicadores de otros departamentos. En el caso de algún desvío en algún departamento, el controller puede llegar hasta el área donde se identificado la desviación, verificar lo que puede haber ocurrido, analizando, inclusive, el proceso y cómo la información está siendo alimentada en sistema de Business Intelligence.

Business Intelligence en la rutina diaria de un controller

El controller es un profesional de referencia en la empresa, por lo que necesita actuar con seguridad, al proporcionar información al usuario final, principalmente a los gestores y a la dirección de la compañía.

Business Intelligence puede proporcionar ganancias significativas de productividad, así como mayor calidad y profesionalidad en la presentación de la información.

Siguiendo esta rutina, cualquier toma de acción de la empresa será basada en informaciones que fueron verificadas previamente por el controller, un profesional dotado de las competencias necesarias para ir a la batalla sólo después de haber estudiado todos los datos importantes.

Business Intelligence para convertirse en una Empresa Inteligente

Podríamos decir que, especialmente para el controller, trabajar con Business Intelligence es tener una Empresa Inteligente. Las hojas de cálculo de Excel pueden proporcionar una ayuda inicial, pero además de no mantener los datos centralizados, tampoco automatiza las funciones de una herramienta de Business Intelligence:

  • Recoger
  • Organizar
  • Analizar
  • Compartir
  • Monitorizar la información