La digitalización y la automatización tendrán un efecto disruptivo en muchas industrias. Y, muy particularmente, la contabilidad va a ser de las más afectadas. La digitalización es ahora una parte integral del mundo laboral en un número creciente de firmas y departamentos contables. Sin embargo, el desarrollo avanza rápidamente y el uso de la inteligencia artificial ya no es una tendencia futurista, sino que ha llegado a una actividad tan tradicional como la contabilidad.

Muchas industrias se han reestructurado por completo en los últimos años y, también una industria contable supuestamente poco flexible, la automatización y el uso de la inteligencia artificial van a tener un gran impacto. La inteligencia artificial facilita el trabajo de las personas y, especialmente en el área de contabilización, el desarrollo avanza tan rápido que nos encontramos a las puertas de la contabilización automática.

Son numerosas las empresas que vienen implementando la contabilidad de digital desde hace años. Puede comenzar simplemente con el registro electrónico de los extractos bancarios. Atrás quedaron los días en que un profesional contable debía teclear el extracto bancario. El sistema informático dispone de acceso a los datos del extracto bancario con todas las entidades financieras. Pero este desarrollo tiene ya más de una década.

Hoy, estamos comenzando a adentrarnos en el aprendizaje automático o Machine Learning. Las facturas digitales o escaneadas originales son tratadas por el software con un reconocimiento OCR, de modo que los contenidos esenciales, como la fecha de la factura, el importe, el remitente… pueden detectarse automáticamente. Esto también facilita mucho el trabajo de contabilización, ya que de esta manera ya no es necesario ingresar los documentos manualmente. Incluso las actividades contables repetitivas, y particularmente propensas a errores, pueden ser asumidas por el software inteligente.

Mediante Machine Learning, el software inteligente puede aprender con cada documento, ampliar sus capacidades y adaptarse individualmente a las necesidades del usuario concreto. Después de verificar una categoría de documento en las cuentas de ingresos o gastos, el fichero de aprendizaje ya sugerirá el registro adecuado para el siguiente documento. Nuevamente, la actividad del profesional contable se está alejando de la entrada manual.

La red digital también garantiza la gestión de formatos de documentos previamente desconocidos, que pueden ser transferidos a otros sistemas por otros usuarios. Por lo tanto, la tecnología siempre está actualizada, y la clasificación de los datos se mejora y perfecciona continuamente. El sistema aprende de forma independiente.

Este rápido progreso técnico allana el camino para el software de auto contabilización. En el futuro previsible, el software inteligente podrá llevar a cabo, completa e independientemente, la lectura y contabilización de documentos. El software se encargará de los procesos de registro de datos, examen legal y computacional, archivo y liberación. Incluso el enlace a la cuenta bancaria para la conciliación y ejecución de la contabilización se puede eliminar de la intervención humana mediante el uso de la inteligencia artificial.

Únicamente el control aleatorio de los procesos, o la introducción específica de determinados conocimientos técnicos, serán responsabilidad del componente humano del proceso de trabajo en el futuro de la contabilidad.

Las ventajas de este cambio estructural son obvias: además de ahorrar recursos como personal y horas de trabajo, un sistema de contabilización inteligente permite buscar y encontrar rápidamente recibos individuales, así como un análisis de datos basado en las necesidades específicas. Los sistemas inteligentes de filtrado, y las herramientas de evaluación automatizadas, facilitan la determinación de las métricas operativas con el clic del mouse y el seguimiento del éxito empresarial de manera detallada y comprensible, lo que ofrece a la empresa una ventaja competitiva.

Hoy, las empresas tienen una oportunidad única para adaptar su sistema informático contable a las opciones existentes y futuras en una etapa temprana, asegurando así la adquisición de ventajas competitivas decisivas. Porque una cosa es segura: la digitalización y la automatización no se van a detener, y la implementación temprana de las diferentes opciones puede ayudar a que los procesos sean eficientes y ahorren costes.